Kiedy kończy się ta umowa? Jakie były ustalenia? Czy to jest aktualna wersja dokumentu?
Czy te pytania, co jakiś czas, pojawiają się w Twojej firmie? Jeśli tak, zapewne wiesz, ile czasu zajmuje ich sprawdzanie. Szukanie odpowiedniego segregatora, wertowanie dokumentów, zrobienie kserokopii, szukanie na dysku wśród wielu wersji – te czynności sprawiają, że zamiast zajmować się ważnym projektem, marnujemy czas i rozpraszamy się.
A co, gdyby dokumenty były do znalezienia w ciągu pięciu sekund i to niezależnie od tego, gdzie jesteś? Do tego cały czas byłby zachowany bezpieczny dostęp i nie musiałbyś pamiętać, że trzeba je potem odnieść i umieścić we właściwym miejscu?
To jest oczywiście możliwe tylko jeśli zdigitalizujemy papierowe wersje umów. Duże firmy posiadają takie rozwiązania w ramach swoich systemów IT, jednak nawet w mniejszej firmie jesteśmy w stanie to osiągnąć korzystając z ogólnie dostępnych i niedrogich, lub nawet darmowych narzędzi.
Jak zbudować prosty, cyfrowy rejestr umów na Dysku Google?
Jednym z najprostszych rozwiązań i ogólnodostępnych dla wszystkich będzie skorzystanie z dysków internetowych lub firmowego NAS. Może to być OneDrive, Dropbox lub Google.
Zorganizowana przestrzeń dyskowa
Aby uprościć zarządzanie umowami, kluczem jest przemyślana struktura katalogów i dobrze prowadzony ich spis w arkuszu kalkulacyjnym.
Do stworzenia głównej struktury katalogów posłużmy się koncepcją z metody PARA (Projects, Areas, Resources, Archive). Podążając za tą ideą, należy założyć katalog na „Umowy” i stworzyć w nim podkatalogi:
- Aktualne – tutaj przechowujemy wszystkie obowiązujące umowy i ich aneksy.
- Archiwum – miejsce dla umów już nieobowiązujących.
- W przygotowaniu (opcjonalnie) – dla umów, które są jeszcze w fazie tworzenia i negocjacji.
W każdym z tych katalogów utwórz podfoldery dla poszczególnych kontrahentów. Jest to najpopularniejszy klucz wyszukiwania w większości przypadków.
Spis umów
Kolejnym krokiem jest stworzenie arkusza kalkulacyjnego, który będzie pełnił rolę rejestru umów. Dzięki niemu przyspieszymy sobie wyszukiwanie w przypadku innych warunków oraz przede wszystkim zbiorczo zapanujemy nad pozostałymi procesami związanymi z zarządzaniem umowami, np. pilnowanie aktualności, kosztów. Aby zbudować taki indeks za pomocą Google Sheets utwórz arkusz, a w nim kolumny:
- Kontrahent
- Numer umowy
- Data obowiązywania
- Aneks
- Opis / Tytuł
- Link do umowy na dysku
Ten prosty arkusz pozwoli Ci przeglądać informacje o umowach w jednym miejscu, bez konieczności otwierania każdego folderu oraz umożliwi szukanie po opisie oraz odfiltrowywanie po datach.
W arkuszu załóż drugą zakładkę o nazwie Archiwum o takiej samej strukturze kolumn.
Bezpieczeństwo dostępu – kto ma wgląd do umów?
W małych firmach najczęściej dostęp do umów ma ograniczona liczba osób. Aby ułatwić kontrolę, przypisz dostęp do nadrzędnego katalogu Umowy tylko dla tych pracowników, którzy rzeczywiście potrzebują wglądu do dokumentów. Dyski sieciowe i Dysk Google umożliwiają przyznawanie dostępu wybranym osobom lub całym grupom, co ułatwia zarządzanie uprawnieniami w miarę zmian w zespole.
Przyznanie dostępu do katalogu Umowy jest niezbędnym minimum. Jeśli chcesz, możesz bardziej szczegółowo nadawać uprawnienia do poszczególnych kontrahentów na ich katalogach lub nawet do poszczególnych umów.
Dodawanie umów i utrzymanie rejestru
Każda nowa umowa, zarówno elektroniczna, jak i zeskanowana, powinna trafić do folderu Aktualne. Wprowadź również jej dane do arkusza kalkulacyjnego, aby była widoczna w spisie.
- Skan umowy i umieszczenie go w katalogu Aktualne.
- Dopisanie umowy do indeksu.
- Skasowanie kolejnych wersji roboczych z katalogu „W przygotowaniu” i przeniesienie ostatniej edytowalnej wersji do Aktualne i nazwanie tak samo jak plik skanu.
Jeśli nowa umowa zastępuje starą, przenieś starą do Archiwum, a w spisie przenieś wiersz do zakładki Archiwum i zaktualizuj plik indeksu. Jest to konieczne, aby utrzymać porządek.
Regularne przeglądy
Aby zachować aktualność i porządek, przydatne jest cykliczne przeglądanie spisu – minimum co kwartał. Sortowanie arkusza po dacie końcowej pozwoli szybko zidentyfikować umowy zbliżające się do wygaśnięcia. Gdy termin się skończy, przenieś dokument do Archiwum i zaktualizuj spis w arkuszu.
Powiadomienia o kluczowych terminach
W Google Sheets możesz ustawić powiadomienia o nadchodzących terminach, takich jak kończące się umowy czy terminy odnowienia. Należy utworzyć Apps Script i dodać go do Wyzwalaczy. Jeśli potrzebujesz pomocy w tym temacie, skontaktuj się ze mną. To proste rozwiązanie zapobiega zapominaniu o istotnych datach i rozwiązuje problem, gdy to my jesteśmy dostawcą usługi i musimy zaktualizować, czy przedłużyć umowę, aby nie stracić klienta.
Co z aneksami i dodatkowymi dokumentami?
Gdy umowa jest aneksowana, zachowaj jej podstawową wersję i aneks w folderze Aktualne, tak aby wszystkie obowiązujące warunki były w jednym miejscu. W spisie umów aneks zapisz zaraz pod aneksowaną umową. Przy umowie zaznacz kolumnę Aneks. Tak samo postępuj z załącznikami do umowy.
Podsumowanie
Przeniesienie rejestru umów do cyfrowej przestrzeni to krok, który każda firma, w dzisiejszych czasach, w zasadzie musi wykonać. Cyfryzacja rejestru umów pozwala skupić się na ważniejszych zadaniach, a uporządkowane dokumenty staną się kluczowym elementem sprawnie działającej firmy.
Co jeśli to nie wystarcza?
Podana receptura świetnie sprawdzi się w małych organizacjach. W przypadku większych przedsiębiorstw konieczne będzie skorzystanie z dedykowanych modułów w ramach wdrożonych systemów do zarządzania przedsiębiorstwem. Takie systemy zapewniają nie tylko funkcjonalność związaną z umowami, ale integrują moduł z resztą systemu, np. CRM, Logistyka, Sprzedaż.
Dodatkowo zarządzanie uprawnieniami dostępu i wgląd do umów może być kontekstowy, czyli w ramach modułu, w którym pracuje dany użytkownik. Więcej informacji na ten temat można zaczerpnąć w artykule: kll.pl/rejestr-umow.
Artykuł opublikowany pierwotnie na LinkedInie.
